Düşüncelerin kötü bir şekilde sunulması, sunumu yapan kişinin hayata geçirmek için çalıştığı çok önemli bir projenin sekteye uğramasına, hatta konuşmacı kişinin kariyerinin zedelenmesine bile sebep olabilir. Bir başka sunuş ise milyar dolarlık bir iş bağlantısını garantiliyebilir. Kazanımlar geniş ölçüde değişiklik gösterse bile sonuç her zaman için önemlidir. Eğer kazanımlar uğraşmaya değerse, o zaman sunum da yapılmaya değer demektir!
DURUM İNCELEMESİ
Genç bir yöneticiden endüstriyel bir konuşmada kendi bölüm şefinin yerine kısa bir konuşma yapması istenir. Genç yönetici her ne kadar yeni mezun bir çalışan olsa da, firmanın Almanya'daki şubesinde uzunca bir zaman staj çalışması yapmıştır. Yapacağı konuşmanın konusu "Lidersiz Ticaret" başlığını taşıyordu. Genç yönetici, kendi deneyimlerinden hareketle, elemanlarının uluslararası projeler üzerinde çalışırken iletişim teknolojilerini nasıl kullandıkları konusu üzerinde durmaya karar verdi. Bu onun ilk büyük sunumuydu. Başta biraz gergindi ama iyi hazırlanmıştı. Sonuç olarak deneyimleri hakkında kendine güvenen bir tarzda konuşabildi.
Sunum yapıldıktan birkaç hafta sonra, firma, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı'nın aracılığı ile Singapurlu bir firmanın servis hizmetleri sektöründe Uzak Doğu'da birlikte çalışabileceği Avrupalı bir ortak aradığını duydu. Firma, başvuran 80 firmadan birisiydi. Ve detaylı teklif sunmak için Singapur'a davet edilen beş firma arasına girdiler. Singapur merkezli şirketin Mühendislik Grubundan bir yönetici, "Lidersiz Ticaret" isimli sunuma katılanlar arasındaydı. Genç yöneticiyi ve onun Almanya'daki ilginç deneyimlerini dinlediğini hatırladı. İşi tabii ki onun bağlı olduğu firmaya verdiler!
Durum çalışması, etkili bir sunumun getireceği faydalardan sadece birine işaret ediyor. Sunumu yapan genç yönetici, dinleyiciler arasında hem kendi konumuna hem de firmasının Avrupa'daki çalışmalarına yönelik etkili bir imaj oluşturmuştu. Dinleyiciler, onun deneyimlerinden, kendi şirketlerinde de uygulayabilecekleri bazı doneler elde ederek geri dönmüşlerdi.
Sunumlar genellikle üç tür amaç güderler: Bunlar, sunumu yapan kişinin, dinleyicilerin ve genellikle sunucunun patronu olan organizatörün amaçlarıdır. Organizatörün başlıca hedefi, başarılı bir konferans sergileyebilmektir. Kısa vadeli kazanımlar, para veren delegelerin sayısı ile tanımlanabilir. Genel olarak, organizatörler delegelere para için değer verirler, zira onlarda iyi bir ün yapmak ve uzun vadeli kazanımlarını sağlama almak ister. Para için değer vermek içinse, sunumunda, dinleyicilerin beklenti ve ihtiyaçlarına cevap verecek bir konferans ortamı oluşturmalıdır. Bunun içindir ki, yukarda bahsettiğimiz üç amaca giden ortak yol dinleyiciden geçmektedir.
Mesaj ve ortam ne olursa olsun, etkili bir sunum mutlaka dinleyicide bir değişiklik yaratır. Örneğin daha bilgili olurlar, belli bir konuda çalıştıkları düzeye gelirler, olayların arka planına inebilirler. İşte böylelikle bir sunum hedefine ulaşmış olur.
GÜVENLE YAPILIRLAR
Kendine güveni olmayan tecrübesiz konuşmacılar ya da hazırlık yönünde hiçbir şey yapmayan ya da çok az çalışma yapan konuşmacılar, dinleyici ile etkili iletişim kuramazlar. Tipik olarak titrek bir ses tonu ile konuşurlar, kelimeler boğuk boğuk çıkar, gereksiz detaylarla konuşmalarını doldurarak bir konudan diğerine sıçrarlar. Bununla birlikte, dinleyicilerin, söylemek istediklerini unuttuğunu düşünmemeleri için uzun aralar vermeden çabucak konuşurlar. Yerlerinde duramazlar, sert bir şekilde belli bir noktaya bakarlar ve dinleyici ile doğrudan göz göze gelmemeye çalışırlar.
Eğer tedirgin bir konuşmacı bu belirtilerden yalnız bir tanesini bile sergilese, yaptığı konuşmanın etkisi dramatik bir tarzda azalacaktır. Örneğin, konuşmacı ile dinleyici arasında bir göz teması yoksa, dinleyiciler kendilerini süreçten dışlanmış hissedeceklerdir. Bu arada dinledikleri konunun net bir çatısı yoksa, takip etmek zor olacaktır. Öte yandan konuşmacı söyledikleri arasına yeterli sindirim süreleri koymadan dinleyicileri bilgi bombardımanına tutarsa, dinleyici duyduklarını belli bir şekle sokacak zamanı bulamayacak ve ilgisi dağılacaktır.
Kendinize güveniniz ve inancınız olması durumunda bu olumsuzlukların hepsini yenebilirsiniz. Günlük hayatta kendine çok az güveni olan insanlar bile düşüncelerini etkili bir şekilde karşı tarafa aktarabilmektedir. Peki niçin bu resmi bir sunuş konuşmasında da gerçekleşmesin ki? Bu yöndeki engellerden birisi, sunumların çok farklı beceriler gerektirdiği şeklindeki kanaatimizdir. Ama durum böyle değildir. Resmi bir sunum yapmak için gereken konuşma tarzı ile bir meslektaş grubu içinde yaptığımız rahat konuşma tarzı arasında çok az bir fark vardır.
Bir sunum esnasında etkili bir şekilde karşı tarafa aktarmak istediğiniz düşüncelerinizi eğer bir kenara not ederseniz, bunları nasıl dile getirmek istediğiniz üzerinde kafa yorabilirsiniz. Muhtemelen eksiksiz, gramer olarak tam doğru cümleler yazarsınız ama bu doğal değildir, böyle konuşmayız. Eğer konuşursak da yapay bir konuşma tarzı olacaktır. Konuşan insanlara bir kulak verin. Grameri tamamen bir kenara bırakırlar, devrik cümleler kullanırlar. Buna rağmen tam olarak ne demek istediklerini anlayabilirsiniz ve bu size çok doğal gelir. Sunum konuşmalarında da günlük hayatımızda olduğu gibi doğal ve spontane konuşmak ve görünmek isteriz.
Gayrıresmi konuşmalarımızda, sunum yaparken kaybedebileceğimiz birçok doğal gelişen olay vardır. Örneğin konuşurken, onlarla konuştuğumuzu ve onların dikkatini çekmek istediğimizi gösteren göz temasını kullanırız. Yine konuşurken karşımızdakinin dikkatini ölçmek için belirli aralıklarla göz temasını devam ettirir ve söylediklerimizi anladığını gösteren işaretler almaya çalışırız. Eğer anlamadıklarını fark edersek, söylediklerimizi tekrarlar, daha açar ya da farklı bir şekilde tekrar ortaya koyabiliriz. Günlük konuşmalarda devamlı suretle başkalarının gönderdiği sinyalleri okur ve onlara karşı sinyaller göndeririz. Bununla birlikte, mesajımızı kuvvetlendirmek için jest ve mimiklerimizi ve hatta değişik ses tonlamalarını kullanırız. İşte gayrıresmi konuşmalarımızda bize esneklik kazandıran bu becerilerimizi, içinde bulunduğumuz katı ve gergin ruh halinden dolayı geniş bir dinleyici kitlesi önünde kullanmamız mümkün olmayabilir.
Bir şekilde farklı davranmamız gerektiğini bilmek ya da böyle olacağına inanmak, sinirliliğimizi pekiştirir. Sinirlilik ya da gerginlik, bilinmeyen bir ortama karşı bedenin gösterdiği biyolojik bir tepkidir. Yapmamız gereken, bir şekilde bunu kontrol altında tutup yönlendirebilmek, amacımıza hizmet eder hale getirmektir. Bu, mesajlarımızı başarı ile nakledebileceğimiz inancından ve kendimize olan güvenden kaynaklanır. Gerginlik yaratan enerjiyi, mesajımızı kuvvetlendiren karşı bir enerjiye dönüştürebiliriz. Bu güveni kendinize vermenin en iyi yolu, iyi bir hazırlık yapmaktır. Herhangi büyük çaplı bir sunum için tavsiye edilen, haftalar öncesinden hazırlık yapmaya başlamaktır.